Gmina Kornowac Biuletyn Informacji Publicznej

Informacje dla sygnalistów dokonujących zgłoszenia zewnętrznego Wójtowi Gminy Kornowac

(zgodnie z art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów)

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń upoważnieni są imiennie pracownicy Urzędu Gminy Kornowac (Koordynatorzy):

- Radosław Łuszcz (Sekretarz Gminy Kornowac),

- Beata Mrozek (Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i USC).

Zgłoszenie ustne może zostać złożone na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego przez Koordynatora. Spotkanie odbywa się w jego biurze lub w innym miejscu zapewniającym poufność, w terminie do 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Wniosek o spotkanie należy zgłosić telefonicznie, kontaktując się bezpośrednio z Koordynatorem pod numerem telefonu: 324301037.  

Zgłoszenie pisemne może być złożone w formie papierowej, jako list wysłany na adres: Urząd Gminy Kornowac, ul. Raciborska 48, 44-285 Kornowac z dopiskiem na kopercie „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości Wójtowi – do rąk własnych Koordynatora”.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Zgodnie z przepisami sygnalistą jest osoba, która zgłasza lub ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, czyli np. pracownik lub były pracownik jednostki gminnej, pracownik wykonawcy świadczący usługi dla jednostek gminnych, stażysta, praktykant. 

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, w zakresie danych osobowych (poufności i anonimowości) oraz przed działaniami odwetowymi, jeżeli zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze (czyli, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia) i dotyczy naruszenia prawa.

Zgodnie z przepisami ustawy naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Naruszenie prawa można zgłosić pisemnie lub ustnie. W przypadku zgłoszenia pisemnego należy wysłać list zaadresowany w sposób opisany w punkcie 1.

W przypadku woli zgłoszenia ustnego należy umówić się telefonicznie na rozmowę z upoważnionym pracownikiem Urzędu Gminy Kornowac (Koordynatorem) pod nr 324301037. Koordynator zorganizuje spotkanie w sposób zapewniający jego poufność w terminie do 14 dni. Z przebiegu spotkania sporządzony zostanie protokół odtwarzający dokładny jego przebieg. Zarówno w liście, jak i w trakcie spotkania należy podać:

1) Pani/Pana dane osobowe niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;

2) szczegółowy opis naruszenia, w tym wskazanie kiedy, gdzie i w jaki sposób do naruszenia prawa doszło;

3) wskazanie osoby lub osób które dokonały naruszenia prawa;

4) dowody na poparcie zgłoszenia.

W razie potrzeby Koordynator będzie się z Panią/Panem kontaktował z prośbą o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Pani/Pana posiadaniu. Jeżeli sprzeciwia się Pani/Pan przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności lub tożsamości, Koordynator odstąpi od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Koordynator przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach można przekazać informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Zasady poufności stosowane wobec zgłoszeń zewnętrznych

Zapewnia się poufność zgłoszenia, a dokumentacja związana ze zgłoszeniem jest zabezpieczana przed dostępem osób nieuprawnionych. W szczególności zapewnia się poufność informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Klauzula Informacyjna (dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia do Wójta Gminy Kornowac)

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 (dalej zwane RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1.   Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Gminy Kornowac z siedzibą
w Kornowacu przy ul. Raciborskiej 48, 44-285 Kornowac.

2.   Z Administratorem danych można się skontaktować w następujący sposób:

a)    za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: urzad@kornowac.pl ;

b)    listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.

3.   Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować w następujący sposób:

a)    za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: iod@kornowac.pl;

b)    listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.

Z Inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

4.     Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych lub przekazania do organu właściwego do rozpatrzenia.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z przepisami rozdziału 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

Jeśli nie zdecyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości informacje dot. Pani/Pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

5.     Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem, co oznacza, że udostępnione dane osobowe mogą zostać ujawnione jedynie podmiotom i organom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Jeśli w zgłoszeniu zostanie podany tradycyjny adres do korespondencji odbiorcą będą podmioty uprawnione do obsługi doręczeń takie jak Poczta Polska. W przypadku podania w zgłoszeniu adresu mailowego do korespondencji odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych w Urzędzie systemów informatycznych, przy czym zakres przekazania danych ograniczony jest wyłącznie do możliwości przechowywania tych danych (serwisujący i/lub utrzymujący system poczty elektronicznej).

6.     Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.

7.     Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

a)    żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych (prześlemy wtedy kopię danych, jakie posiadamy),

b)    sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (jeżeli uważa Pani/Pan, że dane są niepełne lub nieprawdziwe, prosimy o kontakt celem ich uzupełnienia lub sprostowania).

Zawsze może Pani/Pan wycofać zgodę na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, a na czas rozpatrywania żądania, poprosić o ograniczenie przetwarzania danych.

8.     Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzając dane osobowe naruszyliśmy przepisy o ochronie danych osobowych, może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.     Podanie danych przez sygnalistę:

a)       w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/Pana ochroną wynikającą z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów,

b)       w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych w zakresie udzielania informacji sygnaliście. Brak podania danych kontaktowych uniemożliwia realizację przez Administratora obowiązków dotyczących przekazywania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej na temat zgłoszenia.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. Koordynator może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Koordynator informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Środki ochrony prawnej i procedury chroniące przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnych porad dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia. Zakaz działań odwetowych dotyczy również :   

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Na żądanie sygnalisty Wójt wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej. W tym celu należy skontaktować się z upoważnionym pracownikiem Urzędu Gminy Kornowac (Koordynatorem) dostępnym pod numerem telefonu: 32 4301037. Porad udziela także biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

Warunki ochrony sygnalisty przed odpowiedzialnością

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

W razie potrzeby, sygnalista może skontaktować się z biurem Rzecznika Praw Obywatelskich w celu uzyskania dodatkowych informacji lub wsparcia.

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Infolinia: 800 676 676

E-mail: biurorzecznika@brpo.gov.p